قليل من الأطباء في مصر يعملون في مكان واحد. الشائع أن يكون للطبيب عيادته الخاصة، ومعها يوم أو يومان في مركز طبي، أو فرع ثانٍ في مدينة قريبة، أو عيادة مشتركة مع زملاء. وكل مكان له مواعيده ومرضاه وخزنته وطريقة حسابه.
هذا الدليل لا يتكلم عن سلاسل العيادات الكبيرة، بل عن الطبيب العادي الذي يتنقل بين أكثر من مكان ويريد أن يعرف أين مرضاه وأين فلوسه. وإذا كنت تبحث عن البرنامج نفسه، فصفحة إدارة أكثر من عيادة وفرع من حساب واحد تشرح ما يقدمه طبيب هب (TabeebHub).
موقفان مختلفان: عياداتك أنت، أو عيادة يملكها غيرك
قبل أي تنظيم، فرّق بين حالتين، لأن كل حالة لها قواعد:
- أنت تملك أكثر من عيادة أو فرع. القرار كله قرارك: الأسعار، والموظفون، والخزنة. والمطلوب أن ترى كل عياداتك معًا دون أن تختلط حساباتها.
- أنت تملك عيادة، وتعمل في مركز أو عيادة يملكها شخص آخر. هناك أنت طبيب ضمن فريق. البيانات والخزنة والأسعار ملك صاحب المكان، وأنت ترى ما يسمح به دورك.
كثير من الأطباء يجمعون الحالتين، وهذا طبيعي.
المواعيد: جدول واحد في رأسك، وجدول لكل مكان
المشكلة الأشهر: مريض يحجز في عيادتك يوم الثلاثاء، وأنت يوم الثلاثاء في المركز.
- ثبّت أيامك في كل مكان واكتبها، ولا تغيرها بدون إبلاغ الاستقبال في المكانين.
- اضبط ساعات العمل لكل عيادة على حدة، وأضف الأيام المغلقة والساعات الاستثنائية كالإجازات والمؤتمرات.
- لا تحجز بالذاكرة. أي استثناء لا يُسجل في الجدول سيسبب حجزًا متعارضًا.
في طبيب هب لكل عيادة ساعات عملها وأيامها المغلقة وساعاتها الخاصة، وهي نفسها التي يحجز منها المرضى أونلاين. فإذا أغلقت يومًا في عيادتك، لا يظهر للحجز.
الحسابات: لكل عيادة خزنتها
خلط فلوس فرعين في درج واحد أسرع طريق لعدم معرفة أي فرع يكسب. القاعدة: لكل عيادة خزنة، تُفتح وتُقفل وتُعد منفصلة، ولكل عيادة مصروفاتها.
في طبيب هب كل عيادة لها خزنتها وتقاريرها، وكل عيادة تحسب يومها بتوقيتها. وإذا كنت تملك أكثر من عيادة، تجمعها لك صفحة "نظرة عامة على الأعمال" في مكان واحد: الإجماليات، وكل عيادة على حدة، والأطباء عبر عياداتك. أما العيادة التي تعمل فيها لدى شخص آخر، فلا تدخل في تقاريرك، لأنها ليست ملكك.
الموظفون المشتركون بين عياداتك
موظفة استقبال تعمل في الفرعين، أو مساعد يتنقل معك، شائع جدًا. المهم أن:
- يدخل بحساب واحد، لا حساب لكل فرع.
- يرى فقط العيادات التي أضفته لها، وبصلاحيات دوره.
- يسجل كل حجز وتحصيل على العيادة الصحيحة.
في طبيب هب يعمل الموظف بحساب واحد في كل العيادات التي أضفته لها، ويختار العيادة التي يعمل عليها من داخل كل صفحة، أو يعرض كل عياداته معًا.
عندما تعمل في مركز يملكه غيرك
إذا كان المركز يستخدم طبيب هب وأضافك لفريقه، فستدخل بنفس حسابك وترى عيادتك والمركز. لكن انتبه لثلاثة أشياء:
- بيانات المركز ملك المركز. مرضاه وحساباته لا تظهر في عيادتك، ومرضى عيادتك لا تظهر له.
- أجرك هناك يحسبه صاحب المركز حسب اتفاقكما، سواء نسبة أو مبلغًا ثابتًا. اتفق كتابة على الأساس، وراجع كشف كل شهر معه. وفي مقال كيفية إدارة مركز طبي أو عيادة مشتركة شرح لنماذج هذه الاتفاقات.
- مقعدك هناك على باقة المركز، لا على باقتك أنت.
مثال: أسبوع طبيب بين عيادته ومركز وفرع
لنفترض طبيبًا يعمل في عيادته الأحد والثلاثاء والخميس، وفي مركز طبي الإثنين والأربعاء، وفتح فرعًا صغيرًا يعمل فيه السبت. هكذا ينظم أسبوعه:
- ساعات العمل: عيادته الأساسية مفتوحة الأحد والثلاثاء والخميس فقط، والفرع السبت فقط. الإثنين والأربعاء لا يظهران للحجز في أي من عيادتيه.
- الاستقبال: موظفة واحدة تغطي العيادة والفرع بحساب واحد، وتختار العيادة من كل صفحة، فيُسجل كل حجز وتحصيل في مكانه.
- المركز: يدخل بنفس حسابه، ويرى مرضى المركز في أيامه هناك، والمركز يحسب أجره حسب الاتفاق.
- آخر الأسبوع: يراجع عيادته وفرعه معًا من النظرة العامة، ويرى أيهما يغطي مصروفاته وأيهما يحتاج وقتًا أكثر.
الفكرة أن كل مكان له جدوله وخزنته، وأنت وحدك من يرى الصورة كاملة لعياداتك.
الحجز والاستشارات الأونلاين
المريض لا يعرف جدولك، ولا يجب أن يسأل في كل مرة. اجعل الحجز يجيبه:
- صفحتك العامة في طبيب هب، بعد توثيق حسابك ونشرها، تعرض عياداتك، ولكل عيادة لينك حجز بمواعيدها هي. شارك لينك كل عيادة مع مرضاها.
- المركز الذي تعمل فيه له صفحته وحجزه الخاص.
- الاستشارات الأونلاين لها باب واحد لك كطبيب، مهما كان عدد عياداتك. تختار العيادة التي تُسجل عليها الاستشارات، وتستقبلها من أي مكان.
وتفاصيل الحجز موجودة في صفحة حجز مواعيد العيادات أونلاين.
قبل أن تفتح فرعًا ثانيًا: أسئلة تستحق الإجابة
الفرع الثاني قرار مالي قبل أن يكون قرارًا إداريًا. أجب عن هذه الأسئلة بأرقام عيادتك الحالية:
- هل جدولك الحالي ممتلئ فعلًا؟ إذا كانت عندك ساعات فارغة في عيادتك، فالمشكلة ليست المكان.
- من أين يأتي مرضى الفرع؟ إذا كان كثير من مرضاك يأتون من منطقة الفرع الجديد، فهذه إشارة جيدة.
- من يدير الفرع في غيابك؟ فرع يعمل يومًا واحدًا في الأسبوع بدون استقبال ثابت سيخسر المرضى الذين يتصلون باقي الأيام.
- هل الأسعار ستكون واحدة؟ في مناطق مختلفة قد تحتاج قائمة أسعار مختلفة لكل عيادة.
- متى يغطي الفرع مصروفاته؟ احسب الإيجار والمرتبات الشهرية، وعدد الكشوف التي تغطيها.
فرع ثانٍ أم مركز طبي؟
إذا كان التوسع الذي تفكر فيه هو أن يعمل معك أطباء آخرون في نفس المكان، فهذا "مركز طبي" أو "عيادة مشتركة" وليس فرعًا. والفرق مهم في الحسابات: في المركز تحتاج نسب الأطباء وكشوفهم الشهرية وأداء كل طبيب. صفحة برنامج إدارة مركز طبي تشرح هذا الجزء.
كم تكلف إدارة أكثر من عيادة؟
طبيب هب يبدأ بباقة مجانية دائمة لعيادة واحدة. إدارة أكثر من عيادة تحت حسابك تحتاج باقة مدفوعة، وعدد العيادات والموظفين يختلف بين الباقات، والتفاصيل في صفحة الأسعار. أما عملك في مركز يملكه غيرك فلا يحتاج منك باقة إضافية.
أخطاء شائعة عند العمل في أكثر من مكان
- نسيان تحديث المواعيد في الإجازات: تسافر لمؤتمر، فتغلق عيادة وتنسى الأخرى، فيحجز المرضى في يوم لن تكون فيه. أضف الإجازة لكل عيادة.
- خلط الفلوس: تحصيل مريض الفرع في خزنة العيادة الأساسية "لحين التسليم". بعد أسبوع لا أحد يعرف أي فرع حصّل كم.
- رقم موبايلك الشخصي هو رقم الحجز في كل الأماكن: فتصبح أنت الاستقبال. اجعل لكل عيادة رقمها ولينك حجزها.
- أسعار مختلفة بدون توضيح: إذا كان الكشف في الفرع بسعر مختلف، اكتب ذلك على صفحة العيادة ولافتتها، حتى لا يتفاجأ المريض.
- موظف يعمل في المكانين بدون صلاحيات واضحة: حدد دوره في كل عيادة، ولا تعطه صلاحيات أوسع من حاجته.
نصائح أخيرة من الواقع
- احترم فصل السجلات. ملف المريض في المركز يخص المركز، وملفه في عيادتك يخص عيادتك؛ لا تنقل بيانات بين المكانين بدون موافقة المريض.
- راجع كل عيادة بأرقامها قبل أن تقارن بينها: الإيجار والمرتبات تختلف.
- وحّد طريقتك في الروشتة والملاحظات في كل الأماكن، حتى لو اختلفت البرامج.
- أبلغ مرضاك بأيامك في كل مكان على لافتة العيادة وصفحتها.
الأسئلة الشائعة
ينفع أدير عيادتي وأشتغل في مركز تاني بنفس الحساب؟
أيوه، لو المركز بيستخدم طبيب هب وضافك لفريقه. هتدخل بنفس حسابك وتشوف عيادتك والمركز، وكل مكان بياناته منفصلة عن التاني.
صاحب المركز هيشوف مرضى عيادتي؟
لأ. كل عيادة مرضاها وحساباتها ليها. صاحب المركز بيشوف اللي في مركزه بس، وإنت بتشوف في المركز اللي دورك يسمح بيه.
محتاج باقة مدفوعة؟
لو بتملك أكتر من عيادة تحت حسابك، أيوه محتاج باقة مدفوعة. لو عندك عيادة واحدة وبتشتغل في مركز حد تاني، الباقة المجانية تكفي عيادتك، ومكانك في المركز على باقة المركز.
إزاي المرضى يعرفوا أنا فين النهارده؟
خلّي لكل عيادة لينك حجز بمواعيدها هي، وصفحتك العامة بتعرض عياداتك. المريض بيختار العيادة وبيشوف المواعيد المتاحة فيها بس.
الاستشارات الأونلاين بتتسجل في أنهي عيادة؟
ليك باب استشارات واحد مهما كان عدد عياداتك. بتختار عيادة واحدة تتسجل عليها الاستشارات، وتقدر تستقبلها من أي مكان.